Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Resono — Inhaber Mario Winkler
Nordstraße 39
45473 Mülheim an der Ruhr
Deutschland
Telefon: +49 172 7684587
E-Mail: kontakt@resono.info

2. Allgemeine Hinweise

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzerinnen und Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung der Nutzer (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) oder wenn die Verarbeitung durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

3. Hosting (IONOS)

Diese Website wird gehostet bei der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland. Beim Aufruf der Website werden technisch notwendige Daten (z. B. IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, Browsertyp, übertragene Datenmenge, Referrer-URL) in Server-Logfiles erfasst. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren und stabilen Bereitstellung der Website). Mit IONOS besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Server stehen in der Europäischen Union.

4. Server-Logfiles

Der Hosting-Provider erhebt und speichert automatisch Informationen in Server-Logfiles, die Ihr Browser automatisch übermittelt. Dies sind: Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname des zugreifenden Rechners, Uhrzeit der Serveranfrage und IP-Adresse. Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und nach spätestens 30 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht oder eine längere Speicherung zur Beweissicherung im Einzelfall erforderlich ist.

5. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, werden Ihre Angaben (Name, Kontaktdaten, Anliegen) zur Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung/Erfüllung eines Vertrags) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihres Anliegens). Die Daten werden gelöscht, sobald sie für den Verarbeitungszweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6. Terminbuchung über Cal.com

Für die Buchung eines Discovery Calls nutzen wir den Dienst Cal.com (Cal.com, Inc., 2261 Market Street #4382, San Francisco, CA 94114, USA). Bei der Buchung werden die von Ihnen eingegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, gewählter Termin, ggf. Telefonnummer und Nachricht) an Cal.com übermittelt und dort verarbeitet, um den Termin zu organisieren.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), soweit Sie der Einbindung des Tools aktiv zugestimmt haben. Mit Cal.com besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO sowie — soweit anwendbar — des EU-US Data Privacy Frameworks.

Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Cal.com: https://cal.com/privacy.

7. Cookies

Diese Website setzt nur technisch notwendige Cookies bzw. solche von Drittdiensten (z. B. Cal.com), die für die Funktion erforderlich sind. Eine Speicherung erfolgt auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG bzw. — bei nicht zwingend erforderlichen Cookies — Ihrer Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben.

8. Schriftarten

Diese Website verwendet ausschließlich lokal eingebundene (selbst gehostete) Schriftarten. Es findet keine Verbindung zu Servern Dritter (z. B. Google Fonts) statt.

9. Voice AI / KI-Telefonie über unseren Technologiepartner Fonio

Für die Bereitstellung unserer Voice-AI-Lösung (KI-gestützte Telefonannahme für Praxen) arbeiten wir als offizieller Partner mit der fonio GmbH, Joanelligasse 5/16, 1060 Wien, Österreich zusammen. Fonio betreibt die zugrunde liegende Voice-AI-Plattform in unserem Auftrag bzw. im Auftrag der jeweiligen Praxis.

Verarbeitete Daten bei Anrufen über die Voice AI:

• Rufnummer und Anrufmetadaten (Datum, Uhrzeit, Dauer)
• Sprachaufzeichnung des Gesprächs sowie deren Transkript
• vom Anrufer mitgeteilte Inhalte (z. B. Name, Anliegen, Terminwunsch, Rückrufnummer)
• technische Verbindungsdaten

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen / Vertragserfüllung im Verhältnis Patient ↔ Praxis) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Erreichbarkeit der Praxis). Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) verarbeitet werden, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i. V. m. § 22 BDSG (Gesundheitsversorgung).

Eingebundene Auftrags- und Sub-Auftragsverarbeiter im Rahmen der Voice-AI-Verarbeitung:

• fonio GmbH (Plattform-Betreiber), Wien, Österreich
• Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen, Deutschland (Hosting EU)
• Twilio Ireland Limited, Dublin, Irland (Telefonie-Infrastruktur)
• LiveKit Inc., San Jose, USA (Echtzeit-Audio-Transport)
• Deepgram, Inc., San Francisco, USA (Spracherkennung)
• ElevenLabs Inc., New York, USA (Sprachsynthese)
• OpenAI, L.L.C., San Francisco, USA (Sprachmodell)
• Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin, Irland (Cloud-Dienste)

Drittlandtransfer: Einige der eingebundenen Sub-Auftragsverarbeiter haben ihren Sitz in den USA. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage des EU-US Data Privacy Frameworks (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vom 10.07.2023) sowie ergänzend auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

Auftragsverarbeitung: Mit fonio besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Die vollständige Datenschutzerklärung und das Verzeichnis der Sub-Auftragsverarbeiter von Fonio sind abrufbar unter docs.fonio.ai/Datenschutz.

Speicherdauer: Anrufdaten und Transkripte werden nur so lange gespeichert, wie es für die Bearbeitung des Anliegens (z. B. Rückruf, Termin) und die Qualitätssicherung erforderlich ist, längstens jedoch entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Aufzeichnungen werden anschließend gelöscht.

10. Hinweis für unsere Kunden (Praxen) — Auftragsverarbeitung

Setzt eine Praxis unsere Voice-AI-Lösung produktiv ein, ist die Praxis im Verhältnis zu ihren Patienten und Anrufern Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Resono wird in diesem Fall als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO tätig; die genannten Dienstleister (insb. fonio sowie deren Sub-Auftragsverarbeiter) sind Sub-Auftragsverarbeiter.

Vor Aufnahme des Produktivbetriebs schließen wir mit der Praxis einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO ab und stellen die Liste der eingesetzten Sub-Auftragsverarbeiter sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) zur Verfügung. Den AVV-Entwurf erhalten Sie auf Anfrage unter kontakt@resono.info.

Die Praxis ist verpflichtet, ihre Patienten und Anrufer in geeigneter Weise (z. B. über ihre eigene Datenschutzerklärung sowie über eine Bandansage zu Beginn des Anrufs) über die Verarbeitung durch die KI-Telefonie zu informieren und — soweit erforderlich — Einwilligungen einzuholen.

11. Speicherdauer (allgemein)

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. § 147 AO, § 257 HGB — bis zu 10 Jahre) dies vorsehen. Nach Wegfall des Zwecks und Ablauf etwaiger Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

12. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die oben genannten Kontaktdaten.

13. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Zuständig für uns ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

14. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie an „https://" und dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

15. Aktualität dieser Erklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.