Case Study · Resono × Fonio
Bis zu 600 Anrufe
am Tag — keiner geht
mehr verloren.
Eine Praxis mit hohem Anrufaufkommen wollte 24/7 erreichbar sein, ohne ihr Team zu überlasten. Mit Resono auf Basis unseres Technologie-Partners Fonio gelingt das heute strukturiert und automatisiert.
Resono nutzt die Voice-AI-Plattform von Fonio.ai und kombiniert sie mit eigener Praxis-Expertise und Workflow-Integration.Die Praxis
Hochfrequentiert.
Permanent am Limit.
Eine etablierte Praxis mit großer Patientenbasis. Das Team ist engagiert, gut organisiert — und genau deshalb dauerhaft im roten Bereich, sobald das Telefon klingelt.
- Branche
- Praxis mit hohem Patientenaufkommen
- Anrufvolumen
- bis zu 600 Anrufe / Tag in Stoßzeiten
- Bisherige Lösung
- Internes Team + klassische Hotline
- Hauptproblem
- Verpasste Anrufe, unbearbeitete Anliegen
- Implementierungszeit
- wenige Wochen bis zur Live-Schaltung
- Integration
- Anbindung an internes Ticket- bzw. Praxissystem
- Ziel
- 100 % Erreichbarkeit ohne zusätzliches Personal
Herausforderung
Drei Probleme.
Jedes kostet Patienten.
Bis zu 600 Anrufe in Stoßzeiten
Das Team konnte schlicht nicht alle Anrufe gleichzeitig annehmen. Die Folge: verpasste Anrufe, frustrierte Patienten und ein stetig wachsender Berg an Rückrufen, der nie wirklich abgearbeitet wurde.
Anliegen gingen verloren
Wer nicht durchkam, hinterließ entweder eine unklare Mailbox-Nachricht — oder rief gar nicht erst zurück. Wichtige Termin-, Rezept- und Rückfrage-Anliegen versickerten zwischen Schichten und Standorten.
Team dauerhaft überlastet
Die Mitarbeitenden am Empfang waren ständig im Reaktionsmodus. Für saubere Dokumentation, Patientenbetreuung vor Ort und ruhige Bearbeitung von Sonderfällen blieb kaum Zeit.
Ansatz
Was wir gebaut haben.
Vier Bausteine. Aufeinander abgestimmt. In wenigen Wochen produktiv.
Voice AI mit Praxis-Tonalität
Auf Basis der Fonio-Plattform haben wir eine KI-Stimme konfiguriert, die zur Praxis passt — freundlich, klar, in der Sprache der Patientinnen und Patienten.
Strukturierte Anliegen-Erfassung
Die KI fragt aktiv nach allen relevanten Informationen: Patient, Anliegen, Dringlichkeit, Rückrufzeit. Kein Bullet-Point bleibt offen.
Übergabe als Ticket & Transkript
Jedes Gespräch wird automatisch transkribiert, zusammengefasst und als Ticket ins bestehende System der Praxis übergeben — fertig zur ruhigen Bearbeitung.
24/7-Erreichbarkeit ab Tag eins
Auch nachts, am Wochenende und in den Stoßzeiten ist die Hotline besetzt. Kein Anrufer hört mehr ein Besetztzeichen oder läuft ins Leere.
Ergebnisse
Drei Zahlen, die alles erklären.
Im Detail
Was sich konkret verändert hat.
"
Selbst zu Stoßzeiten mit bis zu 600 Anrufen täglich sind wir jetzt erreichbar. Die KI erfasst alle nötigen Informationen, sendet uns strukturierte Transkripte und legt automatisch ein Ticket an — so können wir jeden Fall in Ruhe bearbeiten und kein Anliegen geht mehr verloren.
Leitung Patientenservice · Praxis · Anonymisiert
Lessons Learned
Was wir mitgenommen haben.
Was wir richtig eingeschätzt haben
Der größte Hebel lag bei den Stoßzeiten. Genau dort, wo das Team ohnehin keine Kapazität mehr hatte, übernimmt die KI heute den Großteil der Anrufe — ohne Qualitätsverlust.
Was wir unterschätzt haben
Wie viel Wert eine saubere, strukturierte Übergabe ans Team hat. Nicht der Anruf an sich war das Problem, sondern die fehlende Dokumentation. Genau hier liefert die Lösung am stärksten.
Was uns überrascht hat
Patienten reagieren positiver auf eine gut gemachte Voice AI als gedacht. Die Sorge der Praxis, Anrufer würden sich nicht ernst genommen fühlen, hat sich nicht bestätigt.
Was als Nächstes geplant ist
Ausbau auf weitere Anwendungsfälle: aktive Recall-Kampagnen, Terminbestätigungen und gezielte Reaktivierung von Patienten, die länger nicht in der Praxis waren.
Discovery Call
Ihre Praxis.
Ihre Zahlen.
Im Discovery Call schauen wir uns Ihre konkreten Stoßzeiten, Anrufmuster und Software-Setup an — und schätzen ehrlich ein, was Resono bei Ihnen erreichen kann.
Case Study durch unseren Voice AI Technologie Partner Fonio.ai