Case Study · Anonymisiert
Wie eine Physiopraxis
ihre Termine in vier
Wochen verdoppelt hat.
Fünf Therapeuten. Drei Standorte. Sieben Personen am Empfang. Trotzdem: täglich verpasste Anrufe.
Die Praxis
Etabliert. Gut besucht.
Trotzdem überlastet.
Die Praxis war nicht klein, nicht unprofessionell und nicht schlecht organisiert. Sie war erfolgreich — und genau das war das Problem.
- Größe
- 5 Therapeuten
- Standorte
- 3 (westliches Ruhrgebiet, NRW)
- Patientenstamm
- ca. 850 aktive Patienten
- Anrufvolumen
- ca. 120 Anrufe / Tag
- Stoßzeiten
- 11–13 Uhr und 17–19 Uhr
- Praxissoftware
- marktübliche Lösung
- Empfangsteam
- 7 Personen über alle Standorte
Herausforderung
Drei Probleme.
Jedes kostet Geld.
Verpasste Anrufe in Stoßzeiten
Zwischen 11 und 13 Uhr läuft jeder Therapeut am Limit. Niemand am Empfang hat Kapazität für alle Anrufe. Patienten, die nicht durchkommen, rufen oft kein zweites Mal an — sie suchen sich eine andere Praxis.
Anrufe nach 18 Uhr
Die meisten berufstätigen Patienten rufen nach Feierabend an. Das Empfangsteam ist um 18 Uhr weg. Mailbox-Rückrufe verzögern sich um 12–18 Stunden — oft zu spät.
No-Shows ohne Erinnerung
Ohne automatisches Erinnerungssystem verpassen 14 % aller Patienten ihren Termin. Jede dieser Lücken im Kalender ist eine 30-Minuten-Therapieeinheit, die niemand mehr füllt.
Ansatz
Was wir gebaut haben.
Vier Bausteine. Aufeinander abgestimmt. In zehn Tagen produktiv.
Voice AI Setup mit Praxis-Stimme
Eigene KI-Stimme, abgestimmt auf den Tonfall der Praxis. Skripte für Termin-Buchung, -Verschiebung, -Absage. Eskalation an Mailbox bei unklaren Anliegen.
Anbindung an die Praxissoftware
Direkte Integration mit dem Terminkalender. Live-Sync, doppelte Buchungen ausgeschlossen, Therapeuten-Verfügbarkeiten in Echtzeit.
Automatische Terminerinnerungen
SMS-Erinnerung 24 h und 2 h vor dem Termin. Bestätigungs-Link zur Reduktion von No-Shows.
Reporting Dashboard
Der Praxis-Inhaber sieht in Echtzeit, wie viele Anrufe Resono bearbeitet, wie viele Termine gebucht wurden, wo es Probleme gab. Wöchentlicher Report per E-Mail.
Ergebnisse · 12 Wochen
Drei Zahlen, die alles erklären.
Im Detail
Was sich konkret verändert hat.
"
In der ersten Woche haben wir mehr Termine gebucht als im ganzen Monat davor. Es war fast unheimlich, wie reibungslos das funktioniert hat.
Praxisinhaber · Anonymisiert · NRW
Lessons Learned
Was wir mitgenommen haben.
Was wir richtig eingeschätzt haben
Der größte Hebel lag bei den Anrufen außerhalb der Öffnungszeiten. Diese Patienten waren bisher quasi verloren — jetzt buchen sie um 21 Uhr ihre Termine.
Was wir unterschätzt haben
Die Custom-Voice-Anpassung hat länger gedauert als geplant. Das Praxis-Team wollte einen sehr spezifischen Tonfall — wir mussten zwei Voice-Profile testen, bis es passte.
Was uns überrascht hat
Patienten reagieren positiver auf eine gut gemachte Voice AI als wir dachten. Die Sorge des Praxis-Inhabers, dass Patienten sich nicht ernst genommen fühlen, hat sich nicht bestätigt.
Was die Praxis als Nächstes plant
Erweiterung um automatische Recall-Kampagnen für ehemalige Patienten. Ziel: Reaktivierung von Patienten, die seit 9+ Monaten nicht mehr da waren.
Discovery Call
Ihre Praxis.
Ihre Zahlen.
Im Discovery Call schauen wir uns Ihre konkreten Stoßzeiten, Anrufmuster und Software-Setup an — und schätzen ehrlich ein, was Resono bei Ihnen erreichen kann.